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1.功能的多樣性
在下行文中，通知的功能是最為豐富的。它可以用來布置工作、傳達指示、曉諭事項、發(fā)布規(guī)章、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件、任免干部等等。總之，下行文的主要功能，它幾乎都具備。
但通知在下行文中的規(guī)格，要低于命令、決議、決定、指示等文體。用它發(fā)布的規(guī)章，多是基層的，或是局部性的、非要害性的；用它布置工作、傳達指示的時候，文種的級別和行文的鄭重程度，明顯不如決定、指示。
2.運用的廣泛性
通知的發(fā)文機關，幾乎不受級別的限制。大到國家級的黨政機關，小到基層的企事業(yè)單位，都可以發(fā)布通知。
通知的受文對象也比較廣泛。在基層工作崗位上的干部和職工，接觸最多的上級公文就是通知。而且通知雖然從整體上看是下行文，但部分通知（如曉諭事項的通知）也可以發(fā)往不相隸屬機關。
3.一定的指導性
通知這一文體名稱，從字面上看不顯示指導的姿態(tài)，但事實上，多數(shù)通知都具有一定程度的指導性。用通知來發(fā)布規(guī)章、布置工作、傳達指示、轉(zhuǎn)發(fā)文件，都在實現(xiàn)著通知的指導功能，受文單位對通知的內(nèi)容要認真學習，并在規(guī)定時間內(nèi)完成通知布置的任務。
個別曉諭性的通知，特別是通知作為平行文發(fā)布的時候，可以沒有指導性或只有微弱的指導性。
4.較強的時效性
通知是一種制發(fā)比較快捷、運用比較靈便的公文文種，它所辦理的事項，都有比較明確的時間限制，受文機關要在規(guī)定的時間內(nèi)辦理完成，不得拖延。
（二）通知的類型
1.會議通知
這類通知是以通知召開一個會議的有關事項為內(nèi)容的，其形式有兩種：簡單的會議通知，只需明確開會的目的、時間、地點、出席人員等；另一種是較為復雜的會議通知，它的內(nèi)容事關重大，參加人員較多，行文時不僅要明確會議名稱、會議內(nèi)容、開會地點、開會事件，而且應把會議的目的、要求等具體事項交待清楚。
2.指示性通知
指示性通知用于上級機關根據(jù)工作需要和本機關的權限范圍，傳達要求下級機關辦理和有關單位共同執(zhí)行的事項。指示性通知與指示有相類似的作用，可以用于結合實際情況傳達上級請示、布置有關工作、規(guī)定有關政策，讓下級機關或其他單位辦理或者共同執(zhí)行。
3.批轉(zhuǎn)性通知
批轉(zhuǎn)性通知是用于上級機關根據(jù)工作需要和本機關的職權范圍批準并轉(zhuǎn)發(fā)下級機關的公文。上級機關所批轉(zhuǎn)的公文加以評價或者對公文中所涉及的事實加以說明、分析，還可以對如何執(zhí)行和落實所批轉(zhuǎn)的公文要求、措施和落實方法做出規(guī)定，或者對批轉(zhuǎn)公文中的不足方面提出補充意見。
4.轉(zhuǎn)發(fā)性通知
轉(zhuǎn)發(fā)性通知用于上級機關根據(jù)工作需要，向所屬下級機關轉(zhuǎn)發(fā)上級機關、平級機關和不相隸屬的公文。轉(zhuǎn)發(fā)性通知使被轉(zhuǎn)發(fā)公文的權威性得到證實，用以指導所屬下級機關結合實際情況，正確執(zhí)行公文內(nèi)容或者從中學習借鑒有關經(jīng)驗教訓。被轉(zhuǎn)發(fā)的公文成為通知的附件。
5.發(fā)布性通知
發(fā)布性通知是上級機關發(fā)布行政規(guī)定、條例、章則、辦法等規(guī)章制度和其他重要文件時使用的通知。
6.任免通知
任免通知是上級機關任免和聘用干部時對所屬下級機關下達的一種較為特殊的知照性通知。
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通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。
1.標題
標題由常用的寫法有兩種：一種是發(fā)文機關、事由、文種三要素俱全，如《國務院關于嚴格控制農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料價格的通知》，這種標題使人一目了然。另一種標題是只有發(fā)文事由和文種兩要素，如《關于春節(jié)放假的通知》。正式行文的通知，其標題不能只用“通知”二字。與其他公文標題相比，通知的標題一般語句長、字數(shù)多，特別是發(fā)布（印發(fā)、頒發(fā)）、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，標題要體現(xiàn)其不同通知的性質(zhì)，因而標題比較難定，需要認真推敲。
2.正文
正文由緣由、內(nèi)容、要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。
?。?）一般事項性通知
一般事項性通知的正文，要寫清什么事情，如何處理等；任免通知，要寫任免與聘任人員的具體職務既可。有些不涉及本單位的任免通知，只是知照性，并無執(zhí)行要求，不需要辦理和執(zhí)行。
?。?）指示性通知
指示性通知的正文，一般由三部分組成，即發(fā)文的緣由（或目的）、通知的具體事項和執(zhí)行要求。發(fā)文原因，一般來自兩個方面：一是上級或本單位的領導部門的指示或決定，也就是說明為什么要發(fā)該通知，或因存在什么問題，為達到什么目的，等等，在與通知事項之間常用“現(xiàn)通知如下”、“特作如下通知”、“現(xiàn)將有關事項通知如后”等承啟語，其后用冒號。通知事項，是通知的主體部分，一般是分段或分條敘述，因為是要執(zhí)行或辦理的，所以務必要寫得明確、具體、切實可行，不能模棱兩可，含糊不清，只有條理清晰，才能使受文對象便于迅速理解和執(zhí)行。執(zhí)行要求，這是通知正文的，一般多是“以上通知，望認真貫徹執(zhí)行”、“特此通知，望認真貫徹執(zhí)行”、“本通知自下發(fā)之日其實行”等結束語，但也有些通知的執(zhí)行要求不用上述結束詞語，對于如何執(zhí)行提得非常具體有力。除了篇段合一結構的通知外，執(zhí)行要求一般在撰寫時均須另起一行寫出，或作為具體事項中的最后一項，單獨列項寫出。
?。?）批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知
批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的正文，即是對被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文所寫的按語。這種按語，旨在表達上級機關的意圖，體現(xiàn)方針政策，因此具有很高的權威性和指令性。按語大體分為三種：一是說明性按語，即對原文的材料來源、行文目的、印發(fā)范圍等加以說明。二是指示性按語，即對原文內(nèi)容進行概括、分析，提示基本精神，闡明重要意義。這種按語往往較長，主要作用是幫助讀者抓住重點、掌握實質(zhì)。還有一種是批示性按語，即對重要意義的文字材料表示意見、態(tài)度、以及提出措施和方法。這種按語具有較強的權威性和指令性，對其所批示的公文持有鮮明的態(tài)度，對下級機關的執(zhí)行有具體的要求和措施。
?。?）發(fā)布性通知
發(fā)布性通知的正文，一般由通知的根據(jù)和對所發(fā)布的行政法規(guī)、規(guī)章的貫徹實施要求組成。這類通知的正文較為簡短。
3.結尾
通知的正文結束后還要將發(fā)文機關名稱寫上，然后再寫成文日期，最后要加蓋公章。
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1.辨清通知的類型
一般性通知是機關、企事業(yè)單位常常使用的一個文種，正因為常寫常用，所以容易造成一種錯覺，仿佛寫通知是一件很容易的事情，其實不然。如“指示性通知”要提出具體的指示性意見，既要能提高下級機關對該項工作的認識，又要能使下級在實際貫徹中有所遵循。在“批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知”中要寫批語或按語，撰寫時既要領會機關和領導的意圖，又要了解收文單位的具體情況，明確針對何種問題。只有全面地準確地掌握上下級情況，才能將批語和按語寫得恰如其分，有針對性。因此撰寫通知比撰寫其他文件要求更高，來不得半點疏忽。
2.寫全主送單位
被通知單位的名稱要寫清寫全。通知的主送單位可以是一個，可以是兩個，也可以是所有下屬單位，發(fā)文時必須寫清楚，通知周全。如使用“省政府有關部門”一類略稱，所附發(fā)文單位則應寫明“有關部門”的名稱，以避免發(fā)文不全，貽誤工作。
【范本】
農(nóng)業(yè)部、國家發(fā)展和改革委員會關于確保
“三夏”期間農(nóng)用柴油供應的通知各省、自治區(qū)、直轄市農(nóng)機管理局（中心、辦公室）、發(fā)展和改革委員會、物價局、中國石油天然氣集團公司、中國石油化工集團公司、中國海洋石油總公司：
“三夏”是糧食生產(chǎn)的關鍵季節(jié)，小麥主產(chǎn)區(qū)大規(guī)模的跨區(qū)機收會戰(zhàn)即將展開。為了保障農(nóng)用柴油供應，確保“三夏”期間農(nóng)業(yè)生產(chǎn)順利進行，全面奪取夏糧豐收，現(xiàn)將有關要求通知如下：
一、高度重視，加強領導，確?！叭摹逼陂g農(nóng)用柴油供應
夏糧能否豐產(chǎn)豐收直接影響著全年糧食生產(chǎn)?！叭摹逼陂g，各地要高度重視，加強領導，從支持“三農(nóng)”工作、推進社會主義新農(nóng)村建設的高度出發(fā)，加大組織協(xié)調(diào)力度，積極做好柴油資源調(diào)配和供應工作，確保農(nóng)業(yè)生產(chǎn)順利進行。糧食主產(chǎn)區(qū)的農(nóng)機管理部門、發(fā)展和改革委員會和石油供應單位要密切配合，采取有效措施，優(yōu)先滿足聯(lián)合收割機、拖拉機等農(nóng)業(yè)機械的用油，保證夏收夏種順利進行。
二、強化為農(nóng)服務意識，杜絕農(nóng)業(yè)機械加油難現(xiàn)象
夏收夏種機械作業(yè)任務重、時間緊，且聯(lián)合收割機等大型農(nóng)業(yè)機械非作業(yè)移動影響生產(chǎn)進度和作業(yè)效率，各地石油供應部門要進一步強化為農(nóng)服務意識，積極做好農(nóng)用油供應服務工作，合理安排鄉(xiāng)鎮(zhèn)加油站資源，制訂切實可行的供應辦法，保證農(nóng)機用油足量供應。各地發(fā)展和改革委員會要會同相關部門加強“三夏”期間農(nóng)用柴油供應工作檢查，避免出現(xiàn)農(nóng)業(yè)機械因缺油而延誤作業(yè)的現(xiàn)象，方便農(nóng)民，為夏糧豐收做出應有的貢獻。
三、切實維護市場秩序，穩(wěn)定農(nóng)用柴油價格
各地價格主管部門要加強成品油市場價格巡查，加大對農(nóng)村供油站點檢查力度。堅決打擊價外加價（收費）、短缺數(shù)量、抬級抬價以及倒買倒賣、摻雜使假等違法行為，穩(wěn)定“三夏”用油高峰期間的農(nóng)用柴油價格和質(zhì)量，切實維護廣大農(nóng)民群眾的利益。
各地農(nóng)機管理部門要在當?shù)攸h委政府領導下，與有關部門密切配合，反饋柴油供應中的問題，提出建議，促進油料供應中有關問題的解決，確保“三夏”農(nóng)業(yè)生產(chǎn)順利進行。
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